Bieterfragen: wann und wie Sie Fragen stellen

Stellen Sie Fragen zu den Vergabeunterlagen früh, als Nachricht auf dem Weg, den die Vergabestelle nennt. Bei EU-weiten Verfahren gilt außerdem: Kommt die Antwort auf eine rechtzeitige Frage später als sechs Tage vor Ende der Angebotsfrist, muss die Frist in der Regel verlängert werden.

Stand der Rechtslage: 31.10.2026

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Was eine Bieterfrage ist

Zu jeder Ausschreibung gehören Vergabeunterlagen, in der Regel das Anschreiben, die Bedingungen für die Teilnahme und die Vertragsunterlagen mit der Beschreibung der Leistung (§ 29 Abs. 1 VgV, § 21 Abs. 1 UVgO, § 8 Abs. 1 VOB/A). Ist dort etwas unklar, widersprüchlich oder lückenhaft, fragen Sie bei der Vergabestelle nach. Das ist eine Bieterfrage. Bei EU-weiten Verfahren muss der Auftraggeber den Auftrag so eindeutig wie möglich beschreiben (§ 121 Abs. 1 GWB).

Welche Regeln gelten

Das hängt vom geschätzten Auftragswert ohne Umsatzsteuer ab (§ 106 Abs. 1 GWB). Seit 1. Januar 2026 gelten die EU-Regeln ab 5.404.000 Euro bei Bauaufträgen und ab 216.000 Euro bei Liefer- und Dienstleistungen. Beim Bundeskanzleramt und bei den Bundesministerien liegt der Wert für Liefer- und Dienstleistungen in der Regel bei 140.000 Euro, bei Sektorenauftraggebern wie Wasserversorgern bei 432.000 Euro (Bekanntmachung der Schwellenwerte im Bundesanzeiger, I Nr. 2 und II Nr. 2 a, § 106 Abs. 2 Nr. 1 und 2 GWB, Schwellenwerte der EU-Kommission). Für soziale und andere besondere Dienstleistungen gelten höhere Werte: 750.000 Euro, bei Sektorenauftraggebern 1.000.000 Euro (Schwellenwerte der EU-Kommission).

• Ab diesen Werten wird EU-weit ausgeschrieben. Dann gelten das GWB und die Vergabeverordnung (VgV) (§ 106 GWB, § 1 Abs. 1 VgV). Für Bauaufträge nach der VgV gilt dazu die VOB/A Abschnitt 2 in der Ausgabe 2026 (§ 2 VgV, Bekanntmachung der VOB/A 2026). Sektorenauftraggeber wenden bei ihrer Sektorentätigkeit statt der VgV die Sektorenverordnung (SektVO) an (§ 1 Abs. 2 VgV, § 1 SektVO). Auch für verteidigungs- oder sicherheitsspezifische Aufträge und für Konzessionen gilt die VgV nicht (§ 1 Abs. 2 VgV).
• Unter diesen Werten gelten für Bauaufträge die VOB/A Abschnitt 1 und für Liefer- und Dienstleistungen die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) (Bekanntmachung der VOB/A 2019, Seite 1, Übersicht zur VOB der Fachinformation Bundesbau, Bekanntmachung der UVgO, Seite 1).

Die Angaben folgen dem Recht nach dem Gesetz zur Beschleunigung der Vergabe öffentlicher Aufträge (Bundesgesetzblatt 2026 I Nr. 137). Es gilt seit 1. Juli 2026 für Verfahren, die seit diesem Tag begonnen haben. Ältere Verfahren laufen nach altem Recht weiter (§ 187 Abs. 2 GWB).

Unterschiede zwischen den Ländern

VOB/A Abschnitt 1 und UVgO gelten erst, wenn Bund oder Land sie in Kraft setzen (Bekanntmachung der VOB/A 2019, Seite 1, Bekanntmachung der UVgO, Seite 1, Beispiel Rheinland-Pfalz, Seiten 10 und 11). Hessen zum Beispiel wendet beide nur mit Änderungen an und erlaubt bis zu bestimmten Werten Aufträge ohne förmliches Verfahren (Hessischer Vergabeerlass vom 12. Juni 2026, Teile 2 und 3). Was dieser Text zu VOB/A und UVgO sagt, gilt deshalb nicht in jedem Land gleich. Für die UVgO ist eine Neufassung in Arbeit (Entwurf des Bundeswirtschaftsministeriums).

Wie Sie die Frage stellen

Den Weg für Fragen nennen die Bekanntmachung oder die Vergabeunterlagen; bei Bauaufträgen unterhalb der Schwellenwerte ist das Pflicht (§ 11 Abs. 1 VOB/A). Bei EU-weiten Verfahren läuft die Verständigung grundsätzlich elektronisch (§ 9 Abs. 1 VgV).

Ein Anruf reicht in der Regel nicht: Fragen zu den Vergabeunterlagen dürfen nicht mündlich geklärt werden (§ 9 Abs. 2 VgV, § 7 Abs. 2 UVgO, § 11 Abs. 1 VOB/A, § 11 EU Abs. 7 VOB/A). In Hessen zum Beispiel entscheidet der Auftraggeber bei Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der Schwellenwerte selbst über die Art der Kommunikation (Hessischer Vergabeerlass, Teil 3.1 a).

Bei Bauvergaben mit den Formblättern des Vergabehandbuchs des Bundes sind Sie sogar zur Meldung verpflichtet. Bemerken Sie Unklarheiten, Lücken oder Fehler in den Unterlagen, melden Sie diese unverzüglich. Das muss vor Abgabe des Angebots und in Textform geschehen (Vergabehandbuch des Bundes, Formblatt 212 Nr. 1, PDF-Seite 107, bei EU-weiten Vergaben Formblatt 212 EU Nr. 1, PDF-Seite 109). Textform heißt: eine lesbare Erklärung mit Ihrem Namen auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Nutzen Sie den Weg, den die Vergabestelle nennt.

Registrierung auf der Vergabeplattform

Bei EU-weiten Verfahren müssen die Vergabeunterlagen grundsätzlich kostenlos und ohne Registrierung abrufbar sein. Eine freiwillige Registrierung ist erlaubt (§ 41 Abs. 1 VgV, § 9 Abs. 3 VgV). Für Fragen kann sie nötig sein.

Ein Beispiel sind die Hinweise der Bundesagentur für Arbeit zur e-Vergabe im Bereich Informationstechnik und Infrastruktur. Danach dient der freie Download auf der Vergabeplattform nur einer ersten Ansicht. Erst wenn Sie registriert sind und Ihre Teilnahme aktivieren, können Sie Fragen stellen und bekommen die Antworten. Über Änderungen der Unterlagen werden Sie dann benachrichtigt (Hinweise der Bundesagentur für Arbeit). Prüfen Sie also, wie die Vergabestelle Antworten verteilt.

So schreiben Sie die Frage

• Nennen Sie die genaue Stelle: Dokument, Seite oder Position im Leistungsverzeichnis.
• Stellen Sie je Punkt eine kurze, sachliche Frage.
• Schreiben Sie nichts hinein, was andere Bieter nicht erfahren sollen, etwa Preise oder Ihren Lösungsweg. Die Antwort bekommen alle Unternehmen im Verfahren (siehe unten).
• Bewahren Sie Frage und Antwort auf.

Wann Sie fragen sollten

Fragen Sie früh. Steht in der Bekanntmachung oder in den Unterlagen eine Frist für Fragen, halten Sie diese ein. Der Standard für Bekanntmachungen (eForms) hat dafür ein eigenes Feld (eForms, BT-13). Auf den Ausschreibungsseiten von tenderscore steht diese Frist als „Rückfragen bis“, wenn die Bekanntmachung sie nennt. Wer zu spät fragt, hat keinen Anspruch auf eine längere Angebotsfrist (siehe unten).

Die Zeit ist begrenzt. Im offenen Verfahren nach der VgV beträgt die Angebotsfrist grundsätzlich mindestens 35 Tage. Nimmt der Auftraggeber Angebote elektronisch an, darf er sie um fünf Tage kürzen. Bei Dringlichkeit darf sie nicht unter 15 Tagen liegen (§ 15 VgV). Bei Bauaufträgen unterhalb der Schwellenwerte darf sie auch bei Dringlichkeit nicht unter zehn Kalendertagen liegen (§ 10 Abs. 1 VOB/A).

Die Fristen echter Ausschreibungen sehen Sie in der Übersicht der offenen Ausschreibungen nach Gewerk und Bundesland. Beispiele sind Bauarbeiten, Wartung und Reparatur und Bauarbeiten in Nordrhein-Westfalen.

Die Sechs-Tage-Regel bei EU-weiten Verfahren

Haben Sie rechtzeitig gefragt und liegt die Antwort nicht spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist vor, muss der Auftraggeber die Angebotsfrist verlängern. Bei Dringlichkeit sind es vier Tage (§ 20 Abs. 3 VgV). Außerdem gilt:

• Die Frist wird auch verlängert, wenn der Auftraggeber die Vergabeunterlagen wesentlich ändert.
• Die Verlängerung muss zur Bedeutung der Antwort oder Änderung passen. Alle Unternehmen müssen sie zur Kenntnis nehmen können.
• Eine Pflicht zur Verlängerung besteht nicht, wenn die Antwort für das Angebot unerheblich ist oder wenn nicht rechtzeitig gefragt wurde.
• Eigene Regeln gelten, wenn die Unterlagen aus technischen Gründen oder zum Schutz vertraulicher Informationen nicht frei elektronisch abrufbar sind (§ 41 Abs. 2 und 3 VgV).

Für EU-weite Bauaufträge regelt die VOB/A dasselbe in Kalendertagen. Rechtzeitig erbetene Auskünfte gibt die Vergabestelle allen Unternehmen gleich und spätestens sechs Kalendertage vor Ende der Angebotsfrist, in beschleunigten Verfahren, etwa bei Dringlichkeit, vier (§ 12a EU Abs. 3, § 10a EU Abs. 6 und § 10b EU Abs. 6 VOB/A). Auch für Sektorenauftraggeber gilt die Sechs-Tage-Regel (§ 16 Abs. 3 SektVO). Das sind zum Beispiel Versorger für Wasser, Energie oder Verkehr (§ 102 GWB).

Unterhalb der EU-Schwellenwerte

• Bauaufträge: Erbitten Unternehmen Auskünfte zu den Vergabeunterlagen, erteilt die Vergabestelle sie allen unverzüglich und in gleicher Weise (§ 12a Abs. 4 VOB/A). Eine feste Zahl von Tagen nennt die Vorschrift nicht.
• Liefer- und Dienstleistungen: Stellt der Auftraggeber vor Ablauf der Angebotsfrist wesentliche zusätzliche Informationen bereit, verlängert er die Frist, soweit nötig, angemessen. Dasselbe gilt, wenn er die Unterlagen wesentlich ändert. Für alle Bieter gelten dieselben Fristen (§ 13 Abs. 2 und 4 UVgO).

Was mit Frage und Antwort passiert

• Alle im Verfahren bekommen die Antwort. Die Vergabestelle muss alle Teilnehmer gleich behandeln (§ 97 Abs. 2 GWB, § 2 Abs. 2 UVgO). Deshalb bekommen alle Unternehmen im Verfahren die Antwort, auf dem Weg, den die Vergabestelle dafür nutzt. Für Bauaufträge steht das ausdrücklich in der VOB/A (§ 12a Abs. 4 VOB/A Abschnitt 1, § 12a EU Abs. 3 VOB/A).
• Die Interessenten bleiben geheim. Bei Bauaufträgen hält der Auftraggeber geheim, welche Unternehmen die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben (§ 12a EU Abs. 2 VOB/A, § 12a Abs. 3 VOB/A Abschnitt 1).
• Vertrauliches bleibt geschützt. Angaben, die Sie als vertraulich kennzeichnen, darf der Auftraggeber bei EU-weiten Verfahren grundsätzlich nicht weitergeben (§ 5 Abs. 1 VgV).
• Die Antworten gehören ins Angebot. Lesen Sie alle Antworten, auch die auf Fragen anderer, und berücksichtigen Sie sie. Für Baumaßnahmen des Bundes außer denen der Straßen- und Wasserbauverwaltungen zählt das Vergabehandbuch Festlegungen des Auftraggebers aus solchen Auskünften sogar zum Vertrag (Vergabehandbuch des Bundes, Leitfaden 510 Nr. 1.1.2, PDF-Seite 354).

Frage oder Rüge?

Eine Frage klärt etwas. Eine Rüge beanstandet einen Verstoß gegen das Vergaberecht. Bei EU-weiten Verfahren gelten für Rügen feste Fristen (§ 160 Abs. 3 GWB):

• Einen erkannten Verstoß rügen Sie innerhalb von zehn Kalendertagen.
• Ist ein Verstoß schon in der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar, rügen Sie ihn spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist. Haben Sie den Verstoß schon erkannt, gelten die zehn Kalendertage auch dann, wenn die Angebotsfrist später endet.
• Teilt der Auftraggeber mit, dass er der Rüge nicht abhilft, stellen Sie innerhalb von 15 Kalendertagen einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer.

Wer diese Fristen versäumt, kann den Fehler später in der Regel nicht mehr in einem Nachprüfungsverfahren geltend machen. Das gilt nur ab den EU-Schwellenwerten (§ 106 GWB). Wollen Sie einen Fehler nicht nur klären, sondern beanstanden, holen Sie im Zweifel rechtlichen Rat ein.